La gestión de los contratos es una parte fundamental de cualquier empresa y, en algunas ocasiones, no resulta nada sencilla. O bien por las características del negocio o por su crecimiento en expansión y plantilla, se puede hacer algo complicado con el paso del tiempo.
Por suerte, hoy en día contamos con tecnologías que nos pueden ayudar en múltiples ocasiones y en diferentes aspectos del negocio. Para esta faceta en concreto existen diferentes software de gestión de contratos especialmente diseñados para esta tarea, que resultan ser altamente eficientes.
Pero, ¿cuáles son los mejores?, ¿qué posibilidades tienes a tu alcance? En este artículo te mostraremos la utilidad de dichas plataformas y te presentaremos los 5 mejores software de gestión de contratos actuales.
La gestión de contratos: ¿qué es y cómo puede ayudar un software especializado?
La gestión de los contratos es una de las tareas más importantes (y a veces, complejas) de la administración de una empresa. En este proceso hay que contemplar diferentes factores que pasan por la organización, el rigor y también el cumplimiento de la legislación vigente. En el portal Cuestiones Legales puedes informarte mejor sobre todo lo que implica y sobre las exigencias legales de cara a los contratos, la privacidad o los convenios de trabajadores.
Por su parte, el software de gestión de contratos es el que te puede ayudar a automatizar determinados procesos y mantener todo bien organizado. Estas son algunas tareas que puede hacer por ti o facilitarte en el proceso:
- Redacción de los contratos. Estas herramientas suelen ofrecerte plantillas o modelos prefabricados de contratos que te ahorrarán mucho tiempo a la hora de elaborarlos. Además, se encargan de que cumplan con la normativa y de que dotarte de variedad de modelos según el tipo de contratación.
- Solicitudes. Los departamentos de recursos humanos pueden beneficiarse de este sistema para organizar y clasificar las diferentes solicitudes de empleo que recibe la empresa durante los procesos de selección.
- Aprobación. Si los contratos deben ser aprobados por encargados, directivos o gerentes, el software puede facilitar la comunicación y agilizar este trámite.
- Firma de contratos. Lo mismo ocurre con el momento de la firma del contrato, pues suelen tener opciones de firma digital para que se pueda efectuar incluso a distancia.
- Revisiones y renovaciones. Son programas que también tienen funcionalidades para revisar, modificar o renovar los contratos de los trabajadores cuando toca y de forma sencilla.
Lista con los 5 mejores software de gestión de contratos
Hemos visto las funciones generales de este tipo de plataformas, sin embargo, cada una de ellas tiene sus particularidades y sus características. Es interesante conocer cuáles tienes a tu disposición y sus cualidades para que puedas escoger la que mejor encaja con las necesidades de tu empresa. Para ello, te mostramos los 5 mejores software de gestión de contratos y te explicamos cómo son.
1. Icertis
Icertis es un excelente software de gestión de contratos que destaca por brindar un servicio en la nube. Es una de las aplicaciones más populares en este ámbito y cantidad de empresas la utilizan para agilizar sus procesos, así que se muestra altamente confiable. Su estructura es bastante adaptable y esto permite que diferentes tipos de empresas o modelos de negocios puedan ajustarla a sus necesidades particulares. Destaca también por su elevada capacidad para integrarse de una forma sencilla a otros software, procesos o herramientas que use el negocio en su día a día, por ejemplo, puede trabajar fácilmente con Salesforce o con Microsoft CRM.
2. Panda Doc
Los que quieren sacar el máximo partido a esta herramienta pueden encontrar en Panda Doc a su mejor cómplice. Es porque no solo tiene variedad de funcionalidades destinadas a la gestión de contratos, también se centra en la organización de todo tipo de documentos. Tiene un precio bastante accesible y permite integrar a varios usuarios para que la administren, además, proporciona la interesante funcionalidad de la firma digital para cerrar contratos con facilidad. Ofrece diferentes modalidades de planes con varios precios destinadas a que cada empresa pueda encontrar el producto que mejor encaja con su tamaño y necesidades.
3. ContractBook
En este caso hablamos de una plataforma ideal para los que tienen una empresa pequeña o de nueva creación, ya que es totalmente gratis y esto facilita mucho las cosas a los que cuentan con presupuestos más ajustados. Después, siempre se puede optar por planes más avanzados que son de pago y que también pone a disposición de los usuarios. En planes más elevados ofrece funcionalidades muy extensas que abordan diferentes facetas empresariales, por ejemplo, la creación de planes de negocios.
4. Gatekeeper
Se nos presenta como un programa especialmente adecuado para empresas de un tamaño medio o grande y es que ofrece la posibilidad de incluir usuarios ilimitados con cientos de contratos, incluso en su versión más básica. Tiene otras opciones que son especialmente interesantes para las grandes compañías, como el análisis de riesgo o la integración de otras plataformas destinadas a la gestión empresarial. Fomenta el control y las comunicaciones del negocio gracias a sus plataformas internas y sus opciones de mensajería para contactos internos y externos.
5. ContractZen
ContractZen es otra buena herramienta que ofrece muchas posibilidades a los empresarios, ya que los perfiles y contratos son ilimitados en este software. Por otro lado, su atractivo también está en la modernidad y la integración de nuevas tecnologías, pues está muy preparada para las empresas informatizadas y tiene funcionalidades de contrato digital o firma digital.
Ventajas de contar con un software para la gestión de contratos
Ahora ya sabes la utilidad de un software de gestión de contratos y conoces algunos de los productos más interesantes del mercado, pero, ¿qué ventajas tienen? Te hacemos un pequeño resumen con las más importantes:
- Se agilizan todos los procesos de recursos humanos.
- Ayuda a mantener organizada toda la información y la documentación.
- Vela por el cumplimiento de la legalidad en los contratos.
- Integra ciertas herramientas interesantes y actuales como la firma digital.
- Permite controlar mejor la gestión de los recursos humanos de la empresa.
- Ahorra tiempo y costes.
